Arbeidsmiljøloven stiller strenge krav til hva som er saklig grunn for en oppsigelse[1] og til selve oppsigelsesprosessen.[2] Dersom det gjøres feil i oppsigelsesprosessen, vil risikoen for at oppsigelsen er ugyldig og arbeidsgiver må betale erstatning til arbeidstaker være høy.
Med gode rutiner allerede fra ansettelsen og kunnskap om reglene, kan arbeidsgiver langt på vei unngå å gjøre feil i oppsigelsesprosessen. Nedenfor vil jeg peke på de vanligste fallgruvene ved oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold.
Hastverk er lastverk
Når arbeidsgivere ønsker å si opp en arbeidstaker, vil de gjerne at dette skal skje raskt og helst i går. Arbeidstakers mangelfulle prestasjoner eller uønskede adferd må imidlertid i de fleste tilfeller ha vedvart over en viss periode før de samlet sett kan gi saklig grunn til oppsigelse.
Arbeidsgiver har en veilednings- og opplæringsplikt og det er påkrevd at arbeidsgiver har en løpende dialog med arbeidstakeren. Arbeidstakeren har krav på å få konkrete tilbakemeldinger og forventningsavklaring, slik at arbeidstakeren får mulighet til å justere sin adferd og prestasjoner.
Dersom arbeidsgiver ikke har oppfylt sin plikt, og arbeidstaker ikke gis en reell sjanse til å forbedre seg, vil en oppsigelse som oftest heller ikke være saklig.
Manglende dokumentasjon
Selv om arbeidsgiver ikke tar en forhastet beslutning om oppsigelse, kan oppsigelsen likevel være ugyldig dersom arbeidsgiver ikke sørger for grundig dokumentasjon av prosessen.
Arbeidsgiver har bevisbyrden for at en oppsigelse av arbeidstaker er saklig. For å oppfylle bevisbyrden, er det helt nødvendig at arbeidsgiver har skriftlig dokumentasjon på forholdene som påberopes som saklig grunn til oppsigelse. Arbeidsgiver må også kunne dokumentere at arbeidstaker ha blitt gjort oppmerksom på forholdene og gitt anledning til å forbedre seg eller korrigere arbeidsgivers syn på situasjonen.
En detaljert arbeidsavtale eller stillingsbeskrivelse kan være viktig dokumentasjon på hva som er forventet av arbeidstakeren.
Arbeidstaker har krav på opplæring og løpende veiledning og tilbakemeldinger. Det er derfor svært viktig at arbeidsgiver har gode rutiner for opplæring og at denne prosessen dokumenteres. Ved å sørge for at det gis løpende tilbakemeldinger og at det jevnlig avholdes medarbeidersamtaler, vil også arbeidsgiver, med skriftlig referat, sikre nødvendig dokumentasjon ved en eventuell oppsigelse.
Det er også svært viktig at arbeidsgiver gir skriftlige advarsler ved uønsket adferd.
Drøftelsesmøte
Før arbeidsgiver treffer en beslutning om oppsigelse, skal arbeidstaker innkalles til et drøftelsesmøte[3]. Det er altså ikke tilstrekkelig at arbeidsgiver har dokumentasjon på at arbeidstaker har blitt gjort oppmerksom på den uønskede adferden eller utilfredsstillende arbeidsprestasjonen.
Formålet med drøftingene er at arbeidsgiver skal kunne foreta de nødvendige vurderinger i forhold til saklighetskravet[4].
Det er svært viktig at drøftelsene er reelle. Dersom arbeidstaker blir gitt oppsigelse allerede under drøftelsesmøtet, eller arbeidsgiver på andre måter gir uttrykk for at beslutningen om oppsigelse allerede er tatt, kan oppsigelsen være i strid med arbeidsmiljøloven.
Arbeidsgiver må derfor avvente en endelig beslutning om en oppsigelse til etter at drøftelser er gjennomført. Det er først etter at man har drøftet saken med arbeidstaker og vurdert alle sider av saken grundig, at man vil ha et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere hvorvidt en oppsigelse er saklig.
Krav til oppsigelsen
Dersom arbeidsgiver kommer til at det er saklig grunn for oppsigelse, stiller arbeidsmiljøloven også strenge formkrav til selve oppsigelsen[5]. Oppfyller oppsigelsen ikke de krav som er fastsatt i arbeidsmiljøloven, vil oppsigelsen som hovedregel være ugyldig[6].
Oppsigelsen må for det første være skriftlig. Oppsigelse fra arbeidsgivers side skal leveres til arbeidstaker personlig eller sendes i rekommandert brev til arbeidstakers oppgitte adresse.
Det er også flere krav til hva oppsigelsen må inneholde. Arbeidstaker skal opplyses om sin rett til å kreve forhandling og reise søksmål, retten til å fortsette i stillingen, de frister som gjelder og hvem som er arbeidsgiver og rett saksøkt i en eventuell tvist[7].
Unngå fallgruvene
Ved å være bevisst på egne plikter og utarbeide gode rutiner allerede fra ansettelsen, vil du som arbeidsgiver langt på vei være rustet til å sørge for at en oppsigelsesprosess på grunn av arbeidstakerforhold er ryddig og i tråd med arbeidsmiljølovens regler – og dermed unngå de vanligste fallgruvene ved oppsigelse på grunn av arbeidstakers forhold.
[2] Arbeidsmiljøloven kapittel 15
[4] Ot.prp. nr. 50 (1993-94) s. 182
[7] Arbeidsmiljøloven §15-4, 2.ledd
Av Mari Eldøy